Die Post wird dreimal angefasst. Einmal reicht.
Heute: Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Verträge und Fotos von der Baustelle landen im Ordner, in der Mail und auf dem Beifahrersitz – und werden gesucht, wenn die Kanzlei fragt oder der Kunde reklamiert.
Danach: Jedes Blatt wird einmal eingelegt, liegt benannt im richtigen Ordner und ist in Sekunden wieder da. Die Ablage passiert beim Eingang, nicht beim Monatsabschluss. Ob Handwerksbetrieb, Hausverwaltung oder Ingenieurbüro.
Gleiches Prinzip, andere Papiere
Alles zum Auftrag an einem Ort
Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Angebote und Fotos von der Baustelle landen beim richtigen Auftrag. Wer im Büro nachfragt, bekommt die Antwort ohne Suchen im Ordner.
Akten, die sich selbst führen
Verträge, Korrespondenz und Unterlagen werden dem richtigen Kunden, Objekt oder Projekt zugeordnet – so, wie Ihr Büro es heute schon gliedert, nur ohne Handarbeit.
Vom Briefkasten in die Ablage
Erfassen
Scanner am Empfang, Mail-Postfach und ein Ordner auf dem Server sind die drei Eingänge. Ein Stapel Post wird einmal eingelegt, nicht sortiert. E-Rechnungen, die Sie seit 2025 empfangen können müssen, kommen über das Postfach denselben Weg.
Erkennen
Die Texterkennung macht aus jedem Scan ein durchsuchbares PDF. Lieferant, Datum und Betrag werden ausgelesen und die Datei nach Ihrem Schema benannt.
Wiederfinden
Die Dateien liegen benannt in Ihrer gewohnten Ordnerstruktur. Die normale Suche findet auch Begriffe, die mitten im Dokument stehen. Weitergabe an die Steuerkanzlei ohne Papier.
Was zur Einrichtung gehört
Belegarten und Wege aufnehmen
Welche Dokumente kommen herein, wer entscheidet darüber, was passiert danach damit. Dazu die Frage, was in die Buchhaltung geht und in welcher Form die Kanzlei es braucht.
Installation, Scanner, Regeln
Aufsetzen auf Ihrem Server oder einem kleinen Gerät im Büro, Einbindung des Scanners, Mail-Abholung, Regelwerk für Zuordnung und Aufbewahrung, gesicherte Datensicherung.
Einweisen und übergeben
Schulung für Büro, Meister oder Sachbearbeitung, Kurzanleitung, Zugänge, auf Wunsch Wartung mit festem Monatsbetrag.
Was das nicht ist
Es ist keine Buchhaltung und kein zertifiziertes revisionssicheres Archiv. Wer eine GoBD-Verfahrensdokumentation und Unveränderbarkeit im rechtlichen Sinne braucht, klärt das vorher mit der Steuerkanzlei — wir sagen bei der Bestandsaufnahme, worauf es bei Ihnen hinausläuft, statt es zu behaupten.
Es ersetzt auch keine Branchensoftware – weder für Aufmaß, Angebot und Nachkalkulation im Handwerk noch für Objekt- oder Projektverwaltung bei Dienstleistern. Es sorgt dafür, dass die Papiere, die dabei entstehen, an einem Ort liegen und auffindbar sind. Oft ist das der Schritt, der zuerst Zeit spart.
Texterkennung und automatische Ablage
Quelloffene Software, die bei Ihnen läuft – auf einem kleinen Gerät im Büro oder einem Server bei einem deutschen Hoster. Keine Lizenz pro Nutzer, keine Daten bei einem Plattformanbieter. Welche Bausteine im Einzelnen zum Einsatz kommen, hängt von Scanner, Postfach und Ordnerstruktur ab; das legen wir in der Bestandsaufnahme fest und schreiben es ins Angebot.
Ein Stapel Post genügt als Beispiel
Bringen Sie mit, was in einer typischen Woche hereinkommt. Daran zeigt sich in einer halben Stunde, was der Einsatz bringt.
Mehrere Bundesländer bezuschussen solche Vorhaben mit 50 bis 60 %. Ob Ihres dazugehört, prüfen wir gleich mit. Mehr zur Förderung